Regulamin

REGULAMIN DLA UCZESTNIKÓW
12. NOCY W INSTYTUCIE LOTNICTWA

Rozdział I

1. Regulamin jest wydany przez organizatora Imprezy, tj. Sieć Badawczą Łukasiewicz – Instytut Lotnictwa, al. Krakowska 110/114, 02-256 Warszawa, zwanego dalej „Organizatorem”.
2. Pod określeniem „Impreza” rozumiemy 12. Noc w Instytucie Lotnictwa odbywającą się w Sieci Badawczej Łukasiewicz  – Instytucie Lotnictwa,  al.  Krakowska  110/114,  02-256  Warszawa,  6  października  2023  r. w godzinach 17.00 – 23.00.
3. Regulamin kierowany jest do wszystkich osób, które w czasie trwania Imprezy będą przebywały na terenie, na którym odbywa się Impreza. Każda osoba przebywająca na tym terenie w czasie trwania Imprezy obowiązana jest stosować się do postanowień niniejszego Regulaminu co równoznaczne jest, będąc na terenie Imprezy, iż zapoznała się z jego treścią.
4. Celem niniejszego Regulaminu jest zapewnienie bezpieczeństwa Imprezy poprzez  określenie  zasad zachowania  się osób obecnych  na Imprezie   i korzystania przez nie z terenu, na którym odbywa się Impreza, a także urządzeń znajdujących się na nim.
5. Poniższe określenia używane w niniejszym Regulaminie będą miały następujące znaczenie:

• służby porządkowe – należy przez to rozumieć  osoby wyznaczone przez Organizatora, wpisane na listę kwalifikowanych pracowników ochrony  fizycznej, o której mowa w art. 26 ustawy  z 22 sierpnia 1997r. o ochronie osób i mienia (tj. z dnia 4 listopada 2021r., Dz.U. z 2021r. poz. 1995 ),
• służby informacyjne – osoby wyznaczone przez Organizatora odpowiedzialne za informowanie uczestników Imprezy o przyjętych rozwiązaniach organizacyjnych, za udzielanie im koniecznych informacji o terenie imprezy oraz o jej przebiegu,
• „Teren Imprezy”- oznacza wyznaczone fragmenty infrastruktury Sieci Badawczej Łukasiewicz – Instytutu Lotnictwa,
• „Uczestnik Imprezy”- oznacza osobę uczestniczącą w Imprezie.

Rozdział II

1. Wstęp na Teren Imprezy jest bezpłatny i przysługuje wszystkim osobom zainteresowanym Imprezą.
2. Warunkiem wstępu na Teren Imprezy jest rejestracja Uczestników w dedykowanym systemie rejestracji uczestników. Przy rejestracji Uczestnicy otrzymują automatycznie kod QR, który jest jednocześnie kartą wstępu na Imprezę. Kod przekazywany jest za pomocą e-mail lub w formie linku do pobrania w wiadomości SMS.
3. Zabrania się wnoszenia i posiadania w trakcie Imprezy:

• broni i amunicji, w tym broni bojowej, myśliwskiej, sportowej, gazowej, alarmowej i sygnałowej, czarnoprochowej,
• broni pneumatycznej, broni kolekcjonerskiej, replik broni,
• pistoletów i karabinków do Paintballa,
• chemicznych środków obezwładniających,
• broni białej, zgodnie z obowiązującą ustawą o broni i amunicji,
• broni cięciwowych,
• paralizatorów o mocy powyżej 10 mA,
• siekier, łomów, mieczy, nożyc, nieprzeznaczonych do bieżącej działalności Instytutu,
• materiałów wybuchowych i materiałów pirotechnicznych, nieprzeznaczonych  do  bieżącej  działalności   Instytutu  zgodnie z obowiązująca ustawą z dnia 13 czerwca 2019 r. o wykonywaniu działalności gospodarczej w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami   wybuchowymi,  bronią,  amunicją  oraz   wyrobami  i technologią  o  przeznaczeniu  wojskowym  lub  policyjnym  (t.j. z dnia 5.08.2022r., Dz.U.2022.1650 ) oraz z ustawą z dnia 21 czerwca 2002 r. o materiałach wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego (t.j. z dnia 21.11.2022r., Dz.U.2022.2378 ),
• prekursorów materiałów wybuchowych zgodnie z obowiązującą ustawą z dnia 13 kwietnia 2016r. o bezpieczeństwie obrotu prekursorami materiałów wybuchowych (t.j. z dnia 28 maja 2019 r., Dz.U.2019.994) nieprzeznaczonych do bieżącej działalności Instytutu,
• materiałów żrących, cuchnących, łatwopalnych,
• innych przedmiotów niebezpiecznych, których według oceny służby porządkowej, służby informacyjnej lub pracowników Działu Bezpieczeństwa i Ochrony, użycie w sposób kontrolowany lub niekontrolowany, lub których wykorzystanie w sposób niedozwolony może stanowić zagrożenie dla życia, zdrowia oraz mienia osób pracujących lub przebywających na terenie chronionym,
• rowerów, urządzeń transportu osobistego (UTO),
• napojów alkoholowych,
• środków odurzających lub substancji psychotropowych.

4. Ponadto zakazuje się wprowadzania psów i innych zwierząt na Teren Imprezy. Niniejsze ograniczenie nie dotyczy psów asystujących osobom niepełnosprawnych.
5. Zakazuje się prowadzenia bez autoryzacji Organizatora jakiejkolwiek działalności handlowej lub innej działalności zarobkowej na Terenie Imprezy.
6. Ze względu na bezpośrednie sąsiedztwo międzynarodowego portu lotniczego Lotnisko Chopina w Warszawie bezwzględnie zakazuje się używania na całym Terenie Imprezy wszelkiego rodzaju urządzeń emitujących  laserowe   wiązki   światła   (zarówno  profesjonalnych,  jak i amatorskich) oraz wszelkich obiektów latających (latawce, drony).
7. Organizator Imprezy może odmówić wstępu na Imprezę lub usunąć z Terenu Imprezy osoby:

• nie posiadające ważnego kodu QR, o którym mowa w Roz. II, pkt. 2,
• znajdujące się pod wpływem alkoholu, środków odurzających, psychoaktywnych lub innych podobnie działających substancji,
• spożywające alkohol na Terenie Imprezy,
• posiadające broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały, wyroby, napoje, środki lub substancje,
• zachowujące się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzające zagrożenie bezpieczeństwa lub porządku Imprezy,
• wychodzące poza wyznaczony Teren Imprezy,
• dewastujące mienie Organizatora,
• odmawiające poddania się czynnościom, o których mowa w Rozdziale IV ust. 1 oraz ust. 6 i ust. 7 poniżej.
• Uczestnicy Imprezy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na Terenie Imprezy zobowiązane są stosować się do poleceń służb porządkowych i służb informacyjnych. Odmowa zastosowania się do tych poleceń może wynikać wyłącznie z uwagi na ich sprzeczność z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
• Osoby małoletnie uczestniczą w Imprezie na wyłączną odpowiedzialność osób, które sprawują nad nimi opiekę.

Rozdział III

1. Organizator zapewnia bezpieczeństwo osobom obecnym na Imprezie oraz porządek podczas trwania Imprezy poprzez m.in.:

• służby porządkowe i służby informacyjne wyróżniające się elementami ubioru,
• udostępnienie pomocy medycznej oraz zaplecza higieniczno-sanitarnego.

2. Ze względu na możliwość pojawienia się dźwięków o wysokiej częstotliwości (np. pokaz odpalenia silników odrzutowych) Organizator zaleca indywidualne zaopatrzenie się oraz stosowanie urządzeń chroniących narządy słuchu.
3. Organizator w zakresie określonym Ustawą i przepisami wykonawczymi jest uprawniony do utrwalania Imprezy, a w szczególności zachowania osób, za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.
4. Organizator zapewnia zabezpieczenie przeciwpożarowe poprzez zapewnienie, że:

• pracownicy  obsługi,   służby   porządkowe,   służby  informacyjne i Organizator muszą znać rozmieszczenie podręcznego sprzętu gaśniczego i hydrantów oraz zasady postępowania na wypadek pożaru,
• służby  porządkowe  i   służby   informacyjne   są   przeszkolone  w zakresie zasad prowadzenia ewakuacji, sposobu alarmowania straży pożarnej, zasad użycia podręcznego sprzętu gaśniczego, udzielenia pierwszej pomocy medycznej.

5. Organizator zastrzega sobie prawo ustalenia i zmian w przebiegu Imprezy z uzasadnionych powodów, w tym z powodu siły wyższej itp., a ponadto prawo do ustalenia i  zmiany  programu pod względem  merytorycznym   i czasowym bez uprzedniej konsultacji i rekompensaty.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Imprezy bez wcześniejszego uprzedzenia i nie będzie zobowiązany do żadnej rekompensaty z tego tytułu.
7. W trakcie wystąpienia stanu zagrożenia epidemicznego Uczestnicy Imprezy mają obowiązek stosowania się do wytycznych Głównego Inspektora   Sanitarnego,   oraz   aktualnych   wytycznych    rządowych w sprawie ustanowienia  określonych  ograniczeń,  nakazów  i  zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego.

Rozdział IV

1. Służby porządkowe są uprawnione zgodnie z przepisami Ustawy do:

• sprawdzania uprawnień do przebywania na Imprezie,
• legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości,
• przeglądania zawartości bagaży, odzieży osób, w przypadku podejrzenia, że osoby te wnoszą lub posiadają niebezpieczne przedmioty,
• wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek publiczny lub zachowującym się niezgodnie z regulaminem Imprezy, a w przypadku niewykonania takich poleceń – wezwania ich do opuszczenia Imprezy,
• użycia  lub  wykorzystania  środków   przymusu  bezpośredniego, o których mowa w art. 12 ust. 1 pkt 1 lit. a, b i d, pkt 2 lit. a, pkt 12 lit. a ustawy z dnia 24 maja 2013 r. o środkach przymusu bezpośredniego i broni palnej (tj. z dnia 30.01.2023r., Dz.U.2023.202) w przypadku zagrożenia dóbr powierzonych ochronie lub odparcia ataku na członka służb porządkowych lub inną osobę,
• ujęcia, w celu niezwłocznego przekazania Policji, osób stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego, a także chronionego mienia.

2. Służby porządkowe mogą wydawać własne instrukcje bezpieczeństwa oraz ppoż. zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Rozdział V

1. Wszelkie  reklamacje  można  składać   w  formie  pisemnej  najpóźniej  w terminie 14 dni od dnia zakończenia Imprezy na następujący adres korespondencyjny Organizatora:

Dział Marketingu i Komunikacji
Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Lotnictwa
Al. Krakowska 110/114, 02-256 Warszawa

2. Organizator rozpatruje reklamacje w terminie 21 dni od dnia ich doręczenia Organizatorowi listem poleconym. Składający reklamację  musi posiadać dowód nadania listu poleconego.

Rozdział VI

1. Korespondencję do Organizatora kieruje się na adres wskazany w pkt. 2 Roz. V na piśmie, przesyłką poleconą.
2. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się przepisy Ustawy oraz Kodeksu Cywilnego.

Rozdział VII

Klauzula informacyjna dla uczestników Imprezy (wizerunek)

Organizator utrwala przebieg Imprezy dla celów dokumentacji oraz promocji lub reklamy tej Imprezy oraz podobnych imprez w przyszłych latach na potrzeby Organizatora, sponsorów, partnerów, patronów medialnych i mediów, a także w celu ochrony mienia znajdującego się na terenie Organizatora oraz zapewnienia bezpieczeństwa przebywających tam osób.

Biorąc udział w Imprezie Uczestnik wyraża nieodpłatnie zgodę̨ na wykorzystanie, w tym rozpowszechnianie przez Organizatora jego wizerunku oraz głosu, utrwalanego  w  trakcie  Imprezy  za  pomocą̨   urządzeń́  rejestrujących  obraz     i dźwięk, poprzez jego publikację w całości lub we fragmentach w celach reklamowych oraz promocyjnych na profilach społecznościowych i stronie internetowej Organizatora oraz podmiotów z nim współdziałających w zakresie realizacji celów Imprezy. W przypadku nie wyrażania powyższej zgody Uczestnik powinien niezwłocznie opuścić Teren Imprezy.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia  27  kwietnia  2016  r.  w  sprawie  ochrony  osób  fizycznych  w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 04.05.2016 r.), dalej jako „RODO”, informuję, iż:

1. Administratorem danych osobowych Uczestników Imprezy jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Lotnictwa, al. Krakowska 110/114, 02- 256 Warszawa.
2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: iod@ilot.lukasiewicz.gov.pl
3. Dane osobowe w postaci wizerunku oraz głosu Uczestników przetwarzane są w ww. celach, a podstawę prawną ich przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) i f) RODO, przy czym prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora jest ochrona mienia znajdującego się na terenie Organizatora oraz zapewnienia bezpieczeństwa przebywających tam osób.
4. Odbiorcami danych osobowych będą̨ podmioty uprawnione do ich  otrzymania na podstawie przepisów prawa, upoważnieni pracownicy/współpracownicy Administratora, dostawcy usług technicznych i organizacyjnych oraz podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych – z zachowaniem wszelkich gwarancji zapewniających bezpieczeństwo przekazywanych danych.
5. Dane osobowe Uczestników nie będą̨ przekazywane do państw trzecich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
6. Dane osobowe Uczestników przechowywane będą̨ do momentu odwołania zgody, a w odniesieniu do przetwarzania danych w celu ochrony mienia znajdującego się na terenie Organizatora oraz zapewnienia bezpieczeństwa przebywających tam osób – przez okres 1 miesiąca.
7. Uczestnikom przysługuje, na podstawie i z zachowaniem właściwych przepisów RODO, prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, przenoszenia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz skargi do organu nadzorczego, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność́ z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do uczestnictwa w Imprezie.
9. Wobec Uczestników nie będą̨ podejmowane zautomatyzowane decyzje dotyczące ich danych osobowych, jak również ich dane nie  będą̨  podlegały profilowaniu.
10. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego w Rzeczpospolitej Polskiej.

Rozdział VIII

Klauzula informacyjna dla uczestników Imprezy (dane osobowe)

Administratorem danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz  – Instytut Lotnictwa z siedzibą w Warszawie przy Al. Krakowskiej 110/114 . Dane są przetwarzane w celu rejestracji Uczestników w imprezie o nazwie 12. Noc w Instytucie Lotnictwa. Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L

119 z 4.5.2016 r., s. 1). Dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia ww. Imprezy lub wycofania zgody na ich przetwarzanie. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do żądania  od  Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także wniesienia skargi do organu nadzorczego. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być cofnięta  w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości uczestnictwa w ww. Imprezie. Administrator na podstawie przetwarzanych danych osobowych nie dokonuje profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych: iod@ilot.lukasiewicz.gov.pl.

Zgoda na przetwarzanie danych

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Sieć Badawczą Łukasiewicz – Instytut Lotnictwa danych osobowych podanych przeze mnie w formularzu rejestracyjnym w celu określonym w klauzuli informacyjnej.