Rozdział I

1. Regulamin jest wydany przez organizatora Pikniku Edukacyjno-Naukowego, tj. Sieć Badawczą Łukasiewicz – Instytut Lotnictwa, al. Krakowska 110/114, 02-256 Warszawa, zwanego dalej „Organizatorem”.

2. Przez „Piknik Edukacyjno-Naukowy” należy rozumieć 13. Noc w Instytucie Lotnictwa odbywającą się w Sieci Badawczej Łukasiewicz – Instytucie Lotnictwa, al. Krakowska 110/114, 02-256 Warszawa, 4 października 2024 r. w godzinach 17.00 – 23.00, nazywany w dalszej części niniejszego Regulaminu „Piknikiem”.

3. Regulamin kierowany jest do wszystkich osób, które w czasie trwania Pikniku będą przebywały na terenie, na którym odbywa się Piknik. Wejście na Teren Pikniku oznacza akceptacje postanowień Regulaminu Pikniku oraz przepisów powszechnie obowiązującego prawa i jest jednocześnie zgodą na rejestrację wizerunku i dźwięku oraz publikację zdjęć z Pikniku.

4. Celem niniejszego Regulaminu jest zapewnienie bezpieczeństwa Pikniku poprzez określenie zasad zachowania się osób obecnych na Pikniku i korzystania przez nie z terenu, na którym odbywa się Piknik, a także urządzeń znajdujących się na nim.

5. Poniższe określenia używane w niniejszym Regulaminie będą miały następujące znaczenie:

a. służby porządkowe – należy przez to rozumieć osoby wyznaczone przez Organizatora, wpisane na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej, o której mowa w art. 26 ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (tj. z dnia 4 listopada 2021r., Dz.U. z 2021r. poz. 1995 ),

b. służby informacyjne – osoby wyznaczone przez Organizatora odpowiedzialne za informowanie uczestników Pikniku o przyjętych rozwiązaniach organizacyjnych, za udzielanie im
koniecznych informacji o Terenie Pikniku oraz o jej przebiegu,

c. „Teren Pikniku” – oznacza wyznaczone fragmenty infrastruktury Sieci Badawczej Łukasiewicz – Instytutu Lotnictwa,

d. „Uczestnik Pikniku”- oznacza osobę uczestniczącą w Pikniku.

Rozdział II

1. Wstęp na Teren Pikniku jest bezpłatny i przysługuje wszystkim osobom zainteresowanym Piknikiem.

2. Zabrania się wnoszenia i posiadania w trakcie Pikniku:

a. broni i amunicji, w tym broni bojowej, myśliwskiej, sportowej, gazowej, alarmowej i sygnałowej, czarnoprochowej,

b. broni pneumatycznej, broni kolekcjonerskiej, replik broni,

c. pistoletów i karabinków do Paintballa,

d. chemicznych środków obezwładniających,

e. broni białej, zgodnie z obowiązującą ustawą o broni i amunicji,

f. broni cięciwowych,

g. paralizatorów o mocy powyżej 10 mA,

h. siekier, łomów, mieczy, nożyc, nieprzeznaczonych do bieżącej działalności Instytutu,

i. materiałów wybuchowych i materiałów pirotechnicznych, nieprzeznaczonych do bieżącej działalności Instytutu zgodnie z obowiązująca ustawą z dnia 13 czerwca 2019 r. o wykonywaniu działalności gospodarczej w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym (t.j. z dnia 30.08.2023r., Dz.U. z 2023r. poz. 1743) oraz z ustawą z dnia 21 czerwca 2002 r. o materiałach wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego (t.j.
z dnia 21.11.2022r., Dz.U z 2022r. poz. 2378),

j. prekursorów materiałów wybuchowych zgodnie z obowiązującą ustawą z dnia 13 kwietnia 2016r. o bezpieczeństwie obrotu prekursorami materiałów wybuchowych (t.j. z dnia 28 maja 2019 r., Dz.U. z 2019r. poz. 994) nieprzeznaczonych do bieżącej działalności Instytutu,

k. materiałów żrących, cuchnących, łatwopalnych,

l. innych przedmiotów niebezpiecznych, których według oceny służby porządkowej, służby informacyjnej lub pracowników Działu Bezpieczeństwa i Ochrony, użycie w sposób kontrolowany lub niekontrolowany, lub których wykorzystanie w sposób niedozwolony może stanowić zagrożenie dla życia, zdrowia oraz mienia osób pracujących lub przebywających na terenie chronionym,

m. rowerów, urządzeń transportu osobistego (UTO),

n. napojów alkoholowych,

o. środków odurzających lub substancji psychotropowych.

3. Ponadto zakazuje się wprowadzania psów i innych zwierząt na Teren Pikniku. Niniejsze ograniczenie nie dotyczy psów asystujących osobom niepełnosprawnych.

4. Zakazuje się prowadzenia bez autoryzacji Organizatora jakiejkolwiek działalności handlowej lub innej działalności zarobkowej na Terenie Pikniku.

5. Ze względu na bezpośrednie sąsiedztwo międzynarodowego portu lotniczego Lotnisko Chopina w Warszawie bezwzględnie zakazuje się używania na całym Terenie Pikniku wszelkiego rodzaju urządzeń emitujących laserowe wiązki światła (zarówno profesjonalnych, jak i amatorskich) oraz wszelkich obiektów latających (latawce, drony).

6. Organizator Pikniku może odmówić wstępu na Piknik lub usunąć z Terenu Pikniku osoby:

a. znajdujące się pod wpływem alkoholu, środków odurzających, psychoaktywnych lub innych podobnie działających substancji,

b. spożywające alkohol na Terenie Pikniku,

c. posiadające broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały, wyroby, napoje, środki lub substancje,

d. zachowujące się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzające zagrożenie bezpieczeństwa lub porządku Imprezy,

e. wychodzące poza wyznaczony Teren Pikniku,

f. dewastujące mienie Organizatora,

g. odmawiające poddania się czynnościom, o których mowa w Rozdziale IV ust. 1 oraz ust. 7 poniżej.

7. Uczestnicy Pikniku oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na Terenie Pikniku zobowiązane są stosować się do poleceń służb porządkowych i służb informacyjnych. Odmowa zastosowania się do tych poleceń może wynikać wyłącznie z uwagi na ich sprzeczność z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

8. Osoby małoletnie uczestniczą w Pikniku na wyłączną odpowiedzialność osób, które sprawują nad nimi opiekę.

9. Osoby naruszające zasady bezpieczeństwa i porządku podczas Pikniku ponoszą odpowiedzialność karną, a także odpowiedzialność wynikającą z przepisów prawa administracyjnego i cywilnego.

10. Osoby wyrządzające szkody w mieniu są zobowiązane do ich naprawienia.

11. Organizator jest uprawniony do usunięcia z Terenu Pikniku każdą osobę nie stosującą się do Regulaminu, zwłaszcza w zakresie zasad i przepisów bezpieczeństwa albo której obecność na Terenie Pikniku mogłaby być interpretowana jako źródło zagrożenia dla innych osób.

Rozdział III

1. Organizator zapewnia bezpieczeństwo osobom obecnym na Pikniku oraz porządek podczas trwania Pikniku poprzez m.in.:

a.
służby porządkowe i służby informacyjne wyróżniające się elementami ubioru,

b. udostępnienie pomocy medycznej oraz zaplecza higieniczno-sanitarnego.

2. Ze względu na możliwość pojawienia się dźwięków o wysokiej częstotliwości (np. pokaz odpalenia silników odrzutowych) Organizator zaleca indywidualne zaopatrzenie się oraz stosowanie urządzeń chroniących narządy słuchu.

3. Organizator w zakresie określonym właściwymi przepisami prawa jest uprawniony do utrwalania Pikniku, a w szczególności zachowania osób, za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.

4.Organizator zapewnia zabezpieczenie przeciwpożarowe poprzez zapewnienie, że:

a. pracownicy obsługi, służby porządkowe, służby informacyjne i Organizator muszą znać rozmieszczenie podręcznego sprzętu gaśniczego i hydrantów oraz zasady postępowania na wypadek pożaru,

b. służby porządkowe i służby informacyjne są przeszkolone w zakresie zasad prowadzenia ewakuacji, sposobu alarmowania straży pożarnej, zasad użycia podręcznego sprzętu gaśniczego, udzielenia pierwszej pomocy medycznej.

5. Organizator zastrzega sobie prawo ustalenia i zmian w przebiegu Pikniku z uzasadnionych powodów, w tym z powodu siły wyższej itp., a ponadto prawo do ustalenia i zmiany programu pod względem merytorycznym i czasowym bez uprzedniej konsultacji i rekompensaty.

6. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Pikniku bez wcześniejszego uprzedzenia i nie będzie zobowiązany do żadnej rekompensaty z tego tytułu.

7. W trakcie wystąpienia stanu zagrożenia epidemicznego Uczestnicy Pikniku mają obowiązek stosowania się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego, oraz aktualnych wytycznych rządowych w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego.

Rozdział IV

1. Służby porządkowe są uprawnione zgodnie z właściwymi przepisami prawa do:

a. sprawdzania uprawnień do przebywania na Pikniku,

b. legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości,

c. przeglądania zawartości bagaży, odzieży osób, w przypadku podejrzenia, że osoby te wnoszą lub posiadają niebezpieczne przedmioty,

d. wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek publiczny lub zachowującym się niezgodnie z regulaminem Pikniku, a w przypadku niewykonania takich poleceń – wezwania ich do opuszczenia Pikniku,

e. użycia lub wykorzystania środków przymusu bezpośredniego, o których mowa w art. 12 ust. 1 pkt 1 lit. a, b i d, pkt 2 lit. a, pkt 12 lit. a ustawy z dnia 24 maja 2013 r. o środkach przymusu bezpośredniego i broni palnej (tj. z dnia 15.03.2024r., Dz.U. z 2024r. poz. 383 z późn. zm.) w przypadku zagrożenia dóbr powierzonych ochronie lub odparcia ataku na członka służb porządkowych lub inną osobę,

f. ujęcia, w celu niezwłocznego przekazania Policji, osób stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego, a także chronionego mienia.

2. Służby porządkowe mogą wydawać własne instrukcje bezpieczeństwa oraz ppoż. zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Rozdział V

1. Wszelkie reklamacje można składać w formie pisemnej najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia Pikniku na następujący adres korespondencyjny Organizatora:

Dział Marketingu i Komunikacji
Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Lotnictwa
Al. Krakowska 110/114, 02-256 Warszawa

2. Organizator rozpatruje reklamacje w terminie 21 dni od dnia ich doręczenia Organizatorowi listem poleconym. Składający reklamację musi posiadać dowód nadania listu poleconego.

Rozdział VI

1. Korespondencję do Organizatora kieruje się na adres wskazany w Rozdziale V pkt. 1 na piśmie, przesyłką poleconą.

2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

Rozdział VII

Klauzula informacyjna dla uczestników Imprezy (wizerunek)

Organizator utrwala przebieg Pikniku dla celów dokumentacji oraz promocji lub reklamy tego Pikniku oraz podobnych imprez w przyszłych latach na potrzeby Organizatora, sponsorów, partnerów, patronów medialnych i mediów, a także w celu ochrony mienia znajdującego się na terenie Organizatora oraz zapewnienia bezpieczeństwa przebywających tam osób.
Biorąc udział w Pikniku Uczestnik wyraża nieodpłatnie zgodę̨ na wykorzystanie, w tym rozpowszechnianie przez Organizatora jego wizerunku oraz głosu, utrwalanego w trakcie Pikniku za pomocą̨ urządzeń́ rejestrujących obraz i dźwięk, poprzez jego publikację w całości lub we fragmentach w celach reklamowych oraz promocyjnych na profilach społecznościowych i stronie internetowej Organizatora oraz podmiotów z nim współdziałających w zakresie realizacji celów Pikniku. W przypadku nie wyrażania powyższej zgody Uczestnik powinien niezwłocznie opuścić Teren Pikniku.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 04.05.2016 r.), dalej jako „RODO”, Organizator informuje, iż:

1. Administratorem danych osobowych Uczestników Pikniku jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Lotnictwa, al. Krakowska 110/114, 02-256 Warszawa.

2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: iod@ilot.lukasiewicz.gov.pl

3. Dane osobowe w postaci wizerunku oraz głosu Uczestników przetwarzane są w ww. celach, a podstawę prawną ich przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) i f) RODO, przy czym prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora jest w szczególności ochrona mienia znajdującego się na terenie Organizatora oraz zapewnienie bezpieczeństwa przebywających tam osób.

4. Odbiorcami danych osobowych będą̨ podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, upoważnieni pracownicy/współpracownicy Administratora, dostawcy usług technicznych i organizacyjnych oraz podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych – z zachowaniem wszelkich gwarancji zapewniających bezpieczeństwo przekazywanych danych.

5. Dane osobowe Uczestników nie będą̨ przekazywane do państw trzecich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

6. Dane osobowe Uczestników przechowywane będą̨ do momentu odwołania zgody, a w odniesieniu do przetwarzania danych w celu ochrony mienia znajdującego się na terenie Organizatora oraz zapewnienia bezpieczeństwa przebywających tam osób – przez okres 1 miesiąca.

7. Uczestnikom przysługuje, na podstawie i z zachowaniem właściwych przepisów RODO, prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, przenoszenia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz skargi do organu nadzorczego, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność́ z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do uczestnictwa w Pikniku.

9. Wobec Uczestników nie będą̨ podejmowane zautomatyzowane decyzje dotyczące ich danych osobowych, jak również ich dane nie będą̨ podlegały profilowaniu.

10. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego w Rzeczpospolitej Polskiej.

Rozdział VIII

Klauzula informacyjna dla uczestników Imprezy (dane osobowe)

Administratorem danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Lotnictwa z siedzibą w Warszawie przy Al. Krakowskiej 110/114. Dane są przetwarzane w celu rejestracji Uczestników w Pikniku Edukacyjno-Naukowym o nazwie 13. Noc w Instytucie Lotnictwa. Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016 r., s. 1). Dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia ww. Pikniku lub wycofania zgody na ich przetwarzanie. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także wniesienia skargi do organu nadzorczego. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości uczestnictwa w ww. Pikniku. Administrator na podstawie przetwarzanych danych osobowych nie dokonuje profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych: iod@ilot.lukasiewicz.gov.pl.